Stadtarchiv Hildesheim

Digitale Langzeitarchivierung und DIMAG – Was ist das überhaupt?

Ein digitales Langzeitarchiv (dLZA) verfolgt das Ziel, originär digitale Unterlagen aus staatlicher und privater Überlieferung über eine lange Zeit verständlich zu erhalten, ihre Authentizität zu garantieren und den Zugang zu ihnen zu ermöglichen. "Lange Zeit" bedeutet hier grundsätzlich eine unbeschränkte Frist, mindestens aber eine Zeitspanne, welche mehrere Generationen an Hard- und Software überdauert.

Digitale Archivalien sind grundsätzlich den gleichen Ansprüchen und Regeln unterworfen wie analoge Archivalien. Die etablierten und bekannten Grundsätze der Archivierung gelten auch für sie. Darüber hinaus muss ein digitales Langzeitarchiv eine Reihe von spezifischen organisatorischen und technischen Anforderungen erfüllen, um der Aufgabe der Informationserhaltung gerecht werden zu können.[1]

Umsetzung in Niedersachsen

Die Archivierung digitaler Unterlagen stellt auch für die öffentlichen Archive eine besondere fachliche, organisatorische und technische Herausforderung dar. Daher haben sich mehrere Landesarchive entschlossen, langfristig und eng zusammenzuwirken, um die ihnen gesetzlich übertragene öffentliche Aufgabe der Übernahme, Erhaltung und Bereitstellung digitaler Unterlagen zu gewährleisten und die Interoperabilität der zu diesem Zweck eingesetzten informations-technischen Systeme sicherzustellen. Im Mittelpunkt dieses Kooperationsverbundes steht die gemeinsame Weiterentwicklung, Pflege und Wartung der OAIS-kompatiblen Software DIMAG (DIgitales MAGazin).

Die Software DIMAG setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die vom Landesarchiv Baden-Württemberg, dem Hessischen Landesarchiv, der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns und dem Verbund Digitale Archivierung Nord (DAN) entwickelt werden. Allgemeine Informationen über DIMAG sind im DIMAG-Wiki öffentlich zugänglich.

Das Niedersächsische Landesarchiv ist dem Kooperationsverbund DIMAG beigetreten und dadurch berechtigt, ein zeitlich beschränktes, einfaches Nutzungsrecht an den einzelnen Modulen der Software DIMAG an öffentliche Archive in Niedersachsen oder im Rahmen einer öffentlich-öffentlichen Zusammenarbeit in Niedersachsen im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung einzuräumen. [2]

Die Anbindung des Stadtarchivs Hildesheim an DIMAG – der derzeitige Stand

Das Stadtarchiv Hildesheim hat sich 2020 einer Pilotgruppe zur Einführung von DIMAG auf kommunaler Ebene angeschlossen, die vom Niedersächsischen Landesarchiv unterstützt wird. Die „Pilotarchive“ haben in einer ersten Phase die Funktionen von DIMAG kennengelernt und parallel die technischen Voraussetzungen geschaffen, um auf DIMAG zugreifen zu können. Mitte 2024 hat das Stadtarchiv einen Kooperationsvertrag mit dem Niedersächsischen Landesarchiv zur Nutzung von DIMAG geschlossen. Das Stadtarchiv erarbeitet momentan ein sog. Aussonderungskonzept für die Übernahme von digitalem Schriftgut aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Letzteres wird seit 2019 sukzessive in der Stadtverwaltung Hildesheim eingeführt und ist mittlerweile in vielen Fachbereichen im Einsatz.

Erfolgt bislang die Bewertung von Schriftgut auf „Archivwürdigkeit“ direkt in den Ämtern an den papierhaften Akten, wird diese Bewertung mittel- bis langfristig am Computer stattfinden. Dies betrifft sowohl die Aktenführung im DMS als auch die zahlreichen Fachverfahren, die seit den 1990er-Jahren in den Ämtern der Stadtverwaltung eingeführt wurden. Momentan befinden wir uns in der Übergangsphase von Papier zu Daten und wie lange diese Phase dauern wird, bis das Stadtarchiv nur noch Daten übernimmt, steht noch nicht fest.

Die digitale Langzeitarchivierung ist auch für das Stadtarchiv ein neuer gesetzlicher Auftrag. Parallel dazu und als weitere Aufgabe erfolgt die Digitalisierung von Archivalien und historischen Bücher. Werden Archivalien und Bücher digitalisiert, dann geschieht das aus Gründen der Bestandserhaltung und der Bereitstellung von Wissen für die allgemeine Öffentlichkeit.

[1] Zur Definition siehe Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST, zuletzt abgerufen am 02.12.2024.

[2] Siehe dazu Informationen des Niedersächsischen Landesarchivs, zuletzt abgerufen am 02.12.2024.